Espace Labo

L’espace Ulys est à votre disposition pour vous former et vous accompagner dans la résolution de dossiers spécifiques. Au préalable, les chercheurs et doctorants doivent être référencés dans la base de données Euraxess.

Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires.

La convention d'accueil est un document administratif officiel qui précise la nature et la durée des travaux de recherche d'un scientifique étranger. Ce document permet:

• de travailler légalement en France pour l'objet mentionné sur la convention d'accueil, sans demande préalable d'autorisation auprès de la DIRECCTE;
• de solliciter un visa mention "Passeport talent - chercheur", qu'il soit de long séjour ou non.

La convention d'accueil vaut autorisation de travail. Ce document est indispensable quelle que soit la durée du séjour et même si le scientifique n'a pas besoin de solliciter de visa.

La convention d'accueil est nécessaire pour la plupart des chercheurs et doctorants étrangers originaires d'un pays tiers, quelle que soit la durée de séjour.

La convention d'accueil n'est pas requise pour :

• les doctorants et scientifiques originaires de l'Union Européenne, de l'Espace Economique Européen et de Suisse;
• les doctorants étrangers inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français, mais ne possédant pas de contrat de travail français. Ces derniers doivent venir en suivant la procédure "étudiant".

Télécharger la procédure pour l'accueil des doctorants et chercheurs internationaux (hors UE).

La convention d'accueil étant une condition à la délivrance d'un visa D de long séjour "Passeport talent - chercheur", nous recommandons de commencer la procédure dès que vous êtes informé de l'arrivée d'un chercheur étranger. En effet, les délais de signature peuvent être longs. Or, sans cette convention d'accueil dûment complétée et signée, le scientifique ne pourra faire sa demande de visa.

La convention d'accueil étant un document officiel encadrant le travail et l'immigration des scientifiques étrangers en France, elle doit être complétée et signée de manière rigoureuse. L'Espace Ulys peut vous aider dans ces démarches. Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à respecter scrupuleusement :

1. Avant de délivrer toute convention d'accueil, vérifier que le scientifique a le niveau de diplôme requis pour en bénéficier, i.e. un Master 2 validé minimum
2. Vérifier également que le scientifique aura les ressources suffisantes pour vivre en France et sera bien couvert par une assurance santé lors de son séjour (Assurance maladie si salarié ou assurance santé privée selon les cas.)
3. Compléter le cadre A, B, C et D de la convention d'accueil en lien avec le chercheur que vous allez accueillir. Au besoin, l'Espace Ulys répondra à toutes vos questions concernant cette étape;
4. Faire signer la convention d'accueil dûment complétée par le chef d'établissement, seule personne ayant pouvoir de signature sur ce document ;
5. Envoyer l'original de la convention d'accueil au scientifique en lui demandant de la signer à son tour.

Lors de la signature de la convention d'accueil, l'établissement d'enseignement supérieur a la responsabilité de vérifier que le scientifique disposera d'une assurance santé couvrant ses éventuels frais médicaux lors de son séjour en France.

Il existe trois types de couverture santé possibles selon la situation du scientifique ou doctorant étranger que vous accueillez:

• L'Assurance Maladie du régime français de la Sécurité sociale
• La Sécurité sociale étudiante (pour les doctorants inscrits mais non-salariés en France, par exemple les boursiers).
• Les assurances santé privées

Seuls les scientifiques et doctorants en possession d'un contrat de travail français peuvent en bénéficier. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) envoyée par le service RH s'occupant du contrat de travail ne suffit pas pour ouvrir les droits du scientifique étranger. Pour pouvoir bénéficier des remboursements de l'Assurance Maladie, celui-ci devra également déposer un dossier de demande d'immatriculation auprès de la CPAM. 
En savoir plus

L’établissement peut aider son salarié étranger titulaire d’un visa « passeport talent chercheur » à faire son immatriculation en ligne grâce à la plateforme réservée aux employeurs.

La sécurité sociale étudiante n'existe plus en tant que telle. Les étudiants sont désormais rattachés à la CPAM.

En savoir plus

Ces assurances concernent tous les scientifiques et doctorants étrangers ne pouvant bénéficier des deux types de couverture santé ci-dessus. Ces assurances doivent être souscrites auprès de compagnies d'assurances privées dans le pays d'origine ou en France. 

Le coût de ces assurances est généralement très élevé. C'est pourquoi il est important que le chercheur étranger le prévoie dans son budget. Parfois, le laboratoire peut prendre en charge le coût de cette assurance.